En el mundo de la información en el que nos vemos, crear una base de datos en las empresas se ha vuelto fundamental; una herramienta que nos permite concentrar toda la información relativa a distintos aspectos de la compañía: Clientes, pedidos, ventas…
Utilidades de las Bases de Datos en Marketing
En el Departamento de Marketing, ésta herramienta se utiliza, entre otras muchas cosas, para reunir toda la información disponible sobre los clientes. De ésta manera, a partir de dicha información la empresa puede realizar sus campañas de newsletters, enviar promociones personalizadas…
Las tarjetas de fidelización que ofrecen muchos supermercados a sus clientes son una manera extraordinaria de reunir información sobre ellos con el objetivo de definir las estrategias de marketing de la compañía: Qué tipo de artículos compran, en qué horario lo hacen, cuáles son las marcas que más consumen, etc.
Cómo crear una Base de Datos con Access
- Accede a la herramienta ofimática Access y selecciona la opción “Base de datos en blanco” para comenzar desde cero.
- Indica el nombre y la ruta que desees para el archivo.
- Comienza el proceso de diseño. Lo primero es identificar todos los elementos de información; si por ejemplo una empresa quiere incluir en una Base de Datos información de empleados y departamentos, entonces debe crear una tabla para cada uno de ellos.
- Una vez creadas las tablas oportunas, debes determinar los campos. Para los empleados, algunos de los campos más frecuentes son: Puesto laboral, antiguedad en la empresa, edad, nacionalidad…
- A continuación, tienes que determinar las llaves primarias; un identificador único para cada fila. Para la tabla de los departamentos, el nombre de cada uno de ellos sería una llave primaria porque sólo hay uno dentro de la compañía: Administración, finanzas, marketing…
- Posteriormente, debes determinar las relaciones que existen entre las tablas. Por ejemplo, entre departamentos y empleados, el número de empleados que trabaja en cada departamento.
- Y, por último, tienes que examinar detalladamente cada una de las tablas y eliminar aquellos datos repetidos.
Consejos para crear Bases de Datos
- Campos definidos de manera independiente. De ésta manera podrás filtrar la información de una manera mucho más sencilla. Es decir, cada variable debe ocupar una columna o campo. En el caso de una Base de Datos para clientes, habría que ordenar la información de la siguiente manera: Nombre en una columna, apellidos en otra, fecha de nacimiento en otra…
- Política de escritura muy rigurosa. Desde la creación de la Base de Datos es imprescindible establecer cómo se va a ingresar la información; una falta de ortografía o una abreviación puede dificultar notablemente la tarea. Se pueden establecer por ejemplo los siguientes criterios: Todas las palabras con la primera letra en mayúsculas, ninguna abreviación y respetar los acentos.
- No es estrictamente necesario, pero sí muy recomendable. En el campo de observaciones se puede anotar aquella información relevante que no tiene lugar en ninguna columna: Proveedor X no paga a tiempo, Cliente Y prefiere el envío a domicilio…